Kế toán NVL và CCDC - nâng cao hiệu quả vốn lưu động Cty Dệt 8-3.doc

LỜI NÓI ĐẦU

Sản xuất ra của cải vật chất là cơ sở để tồn tại và phát triển xã hội loài người. Bất kỳ nền sản xuất nào, kể cả nền sản xuất hiện đại đều có đặc trưng chung là sự tác động của con người vào các yếu tố của lực lượng tự nhiên, nhằm thoả mãn những nhu cầu nào đó của con người. Vì vậy, sản xuất luôn là sự tác động qua lại của ba yếu tố cơ bản: lao động của con người, tư liệu lao động và đối tượng lao động. Do đó, trong quá trình sản xuất ra của cải vật chất, vật tư kỹ thuật đóng một vị trí rất quan trọng.

Muốn cho quá trình hoạt động sản xuất của các đơn vị được đều đặn, liên tục, thường xuyên thì việc đảm bảo nhu cầu vật tư đúng về chất lượng, phẩm chất, quy cách, đủ về số lượng, kịp về thời gian là yêu cầu vô cùng quan trọng. Và đó cũng là điều bắt buộc mà nếu không thực hiện được thì quá trình sản xuất sẽ ngừng hoạt động. Vì vậy, việc bảo đảm yếu tố vật tư cho sản xuất là một tất yếu khách quan, một đòi hỏi chung của mọi nền sản xuất xã hội. Các Mác nói:" Một xã hội mà tái sản xuất, nghĩa là muốn sản xuất liên tục thì phải không ngừng chuyển hoá trở lại một phần những sản phẩm của mình thành những tư liệu sản xuất, thành những yếu tố của sản phẩm mới".

Đảm bảo tốt việc cung ứng vật tư có tác động mạnh mẽ đến các hoạt động sản xuất của đơn vị. Nó là điều kiện có tính chất tiền đề cho việc nâng cao chất lượng sản phẩm, tiết kiệm vật tư, góp phần làm tăng nguồn lao động, cải tiến thiết bị máy móc, thúc đẩy nhanh tiến bộ khoa học kĩ thuật. Ngoài ra, đảm bảo cung ứng vật tư tốt còn ảnh hưởng tích cực đến tình hình tài chính của đơn vị, ảnh hưởng đến việc giảm giá thành sản phẩm, tăng lợi nhuận, thúc đẩy sử dụng hiệu quả vốn.

Công ty Dệt 8/3, là doanh nghiệp Nhà nước có quy mô lớn, đã qua 38 năm xây dựng và phát triển. Từ khi thành lập đến nay, công tác kế toán của công ty luôn được chú trọng và giữ một vị trí quan trọng không thể thiếu được.

Hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ là một trong những khâu phức tạp của công việc hạch toán kế toán. Trong công ty Dệt 8/3, vật liệu và công cụ, dụng cụ là một trong những khâu dự trữ quan trọng nhất, chiếm một tỷ lệ khá lớn trong giá thành sản phẩm. Do đó, quản lý tốt vật liệu, công cụ, dụng cụ sẽ góp phần đắc lực cho việc hạ giá thành, tăng lợi nhuận và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động. Trong cơ chế thị trường, là doanh nghiệp Nhà nước, nhưng công ty phải tự chủ trong kinh doanh, tự lo từ đầu vào (nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ ) đến đầu ra ( tiêu thụ sản phẩm). Do vậy, hạch toán vật liệu , công cụ, dụng cụ là điều kiện quan trọng nhất, không thể thiếu được để quản lý tốt vật tư nói riêng và quản lý sản xuất nói chung của công ty Dệt 8/3.

Qua một thời gian thực tập, tìm hiểu công tác kế toán tại Công ty Dệt 8/3, ta thấy được vai trò của kế toán với việc quản lý vật liệu, công cụ, dụng cụ. Được sự giúp đỡ của các phòng ban, đặc biệt là phòng kế toán, cùng với sự tận tình chỉ bảo của cô giáo hướng dẫn. Chuyên đề thực tập với đề tài: "Tổ chức công tác hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ với việc nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động tại Công ty Dệt 8/3” đã hoàn thành.

Nội dung gồm 3 chương:

Chương I: Cơ sở lý luận của việc tổ chức hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ

Chương II: Thực tế tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu, công cụ, dụng cụ tại Công ty Dệt 8/3

Chương III: Một số suy nghĩ nhằm nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động và hoàn thiện công tác tổ chức kế toán tại Công ty Dệt 8/3

CHƯƠNG I

CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA VIỆC TỔ CHỨC HẠCH TOÁN VẬT LIỆU VÀ CÔNG CỤ, DỤNG CỤ

I. Những vấn đề chung về vật liệu và công cụ, dụng cụ

1. Khái niệm chung về vật liệu và công cụ, dụng cụ

Trong cơ chế thị trường tự do cạnh tranh, hoạt động của doanh nghiệp phải gắn liền với thị trường. Doanh nghiệp phải căn cứ vào thị trường để giải quyết then chốt vấn đề cái gì? cho ai? chi phí bao nhiêu? và việc phối hợp các yếu tố một cách tối ưu. Vì quá trình sản xuất của doanh nghiệp chính là sự kết hợp đồng bộ giữa tư liệu với lao động sản xuất để tạo ra sản phẩm. Mặt khác, doanh nghiệp cần phải nắm được các yếu tố đầu vào và tình trạng chi phí sản xuất để tối đa hoá lợi nhuận.

Trong quá trình sản xuất sản phẩm, việc phát sinh chi phí là một tất yếu. Hoạt động sản xuất chỉ có thể tiến hành khi có đủ ba yếu tố: tư liệu lao động, đối tượng lao động và sức lao động. Sự tham gia của ba yếu tố này vào quá trình sản xuất, làm hình thành những chi phí tương ứng: chi phí khấu hao tư liệu lao động, chi phí nguyên vật liệu và chi phí tiền lương lao động. Đó chính là ba yếu tố cấu thành giá trị sản phẩm.

Quá trình tạo ra giá trị sản phẩm là sự kết hợp, tương tác của ba yếu tố: con người có sức lao động sử dụng tư liệu lao động tác động vào đối tượng lao động. Trong các doanh nghiệp sản xuất, vật liệu là đối tượng lao động, còn công cụ, dụng cụ là một phần của tư liệu lao động, chi phí về nguyên vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong giá thành sản phẩm, và là bộ phận dự trữ quan trọng nhất của xí nghiệp.

Khác với TSCĐ vật liệu chỉ tham gia vào một chu kỳ sản xuất nhất định, giá trị của nó chuyển hết một lần vào giá trị thành phẩm làm ra. Trong quá trình sản xuất dưới sự tác động của lao động thông qua tư liệu lao động, vật liệu bị tiêu hao hoàn toàn hoặc bị biến đổi hình thái vật chất ban để cấu thành hình thái vật chất của sản phẩm.

Công cụ, dụng cụ thuộc vào tư liệu lao động, nhưng nó không đủ tiêu chuẩn (về thời gian và giá trị qui định) là TSCĐ. Tuy vậy, nó vẫn có những đặc điểm tương tự như TSCĐ đó là: có thể tham gia vào nhiều chu kỳ sản xuất kinh doanh mà vẫn giữ nguyên hình thái giá trị vật chất ban đầu đến khi hỏng, nó chỉ bị hao mòn dần và giá trị của nó được chuyển dần vào chi phí sản xuất kinh doanh.

Do vật liệu có vai trò quan trọng trong sản xuất, cho nên xí nghiệp cần thiết phải tổ chức tốt việc quản lý và hạch toán các quá trình thu mua, vận chuyển, bảo quản, dự trữ và sử dụng vật liệu. Việc tổ chức tốt công tác hạch toán vật liệu là điều kiện quan trọng không thể thiếu được trong việc quản lý vật liệu, thúc đẩy việc cung cấp kịp thời, đồng bộ, kiểm tra, giám sát việc chấp hành các định mức dự trữ, tiêu hao vật liệu, ngăn ngừa các hiện tượng hư hao mất mát, lãng phí qua các khâu của quá trình sản xuất. Qua đó góp phần giảm bớt chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động, hạ giá thành sản phẩm.

Do công cụ, dụng cụ có giá trị nhỏ hao mòn nhanh, chóng hư hỏng, nên đòi hỏi phải thay thế thường xuyên. Cùng với vật liệu, công cụ, dụng cụ trở thành tài sản lưu động (TSLĐ) của doanh nghiệp. Chính những đặc điểm này của công cụ, dụng cụ đã làm cho việc quản lý và hạch toán công cụ, dụng cụ không hoàn toàn giống như hạch toán và quản lý TSCĐ cũng như vật liệu.

2. Nhiệm vụ tổ chức quản lý, hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ

2.1.Vật liệu

2.1.1 Điều kiện để tổ chức quản lý và hạch toán vật liệu có hiệu quả

- Doanh nghiệp phải có đủ hệ thống kho tàng bảo quản, tại kho phải được trang bị đầy đủ các phương tiện bảo quản và dụng cụ cân, đo, đong, đếm.

- Phải có định mức dự trữ vật liệu phù hợp ở mức cần thiết tối đa, tối thiểu. Vật liệu phải được sắp xếp gọn gàng, thuận tiện.

- Về mặt nhân sự, cần có nhân viên bảo vệ và thủ kho phải có nghiệp vụ thích hợp với công việc.

- Cần thực hiện đầy đủ các qui định, lập sổ danh điểm vật liệu, thủ tục lập và luân chuyển chứng từ, mở các sổ sách tổng hợp và chi tiết vật liệu theo chế độ qui định.

- Thực hiện tốt việc kiểm tra, kiểm kê đối với vật liệu, xây dựng chế độ trách nhiệm vật chất công tác quản lý và sử dụng vật liệu.

2.1.2 Nhiệm vụ của hạch toán vật liệu

- Phải phản ánh chính xác, kịp thời số lượng, chất lượng và trị giá thực tế của vật liệu thu mua nhập kho.Từ đó kiểm tra và giám sát tình hình thực hiện kế hoạch cung ứng vật tư, kỹ thuật phục vụ cho sản xuất và các khoản thu mua khác.

- Tập hợp và phản ánh đầy đủ, chính xác số lượng, giá trị vật liệu xuất kho, vật liệu thực tế tiêu hao cho sản xuất, phân bổ cho các đối tượng sử dụng, góp phần kiểm tra tình hình thực hiện định mức tiêu hao, sử dụng vật liệu.

- Xác định và phản ánh chính xác số lượng và giá trị vật liệu tồn kho, kiểm tra việc chấp hành đúng các định mức dự trữ vật liệu, phát hiện kịp thời nguyên nhân thừa, thiếu, ứ đọng và mất phẩm chất của vật liệu.

2.2. Công cụ, dụng cụ

Nhiệm vụ của việc hạch toán công cụ, dụng cụ là: Phải theo dõi chính xác, kịp thời, đầy đủ tình hình nhập-xuất-tồn về mặt chất lượng, số lượng của từng loại công cụ, dụng cụ. Do đặc điểm của công cụ, dụng cụ cho nên khi xuất dùng, phòng kế toán và đơn vị sử dụng phải mở sổ sách theo dõi cho đến khi hỏng. Đơn vị sử dụng phải phản ánh số lượng, hiện trạng của từng loại theo từng thời điểm, từng người sử dụng.

Để thực hiện được mục đích trên, tại các kho của phân xưởng phải mở các sổ, thẻ theo dõi tình hình cho mượn, cho thuê,...Khi công cụ, dụng cụ hỏng phải báo ngay và cùng với công cụ, dụng cụ hỏng mang đến để nhận cái mới.

Do khối lượng công cụ, dụng cụ trong một doanh nghiệp không lớn, thường được phân bổ rải rác ở các phân xưởng, văn phòng hành chính. Hơn nữa, để dễ cung cấp, cho nên việc dự trữ và bảo quản không chi tiết như vật liệu. Trên thực tế công cụ, dụng cụ thường được bố trí cùng với kho vật liệu để tận dụng đươc các phương tiện bảo quản của vật liệu.

3. Phân loại, tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ

3.1. Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ

Vật liệu và công cụ, dụng cụ sử dụng trong xí nghiệp có rất nhiều loại (đặc biệt là vật liệu), cho nên để tổ chức tốt công tác quản lý và hạch toán vật liệu và công cụ, dụng cụ cần thiết phải phân loại.

Phân loại vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc xắp xếp các vật liệu và công cụ, dụng cụ cùng loại với nhau nhau theo một đặc trưng nhất định thành từng nhóm.

Trên thực tế, vật liệu thường được phân loại thành từng nhóm theo các tiêu thức khác nhau như: theo công dụng, theo nguồn hình thành, quyền sở hữu....

3.1.1 Phân loại theo công dụng và tình hình sử dụng

Phân loại vật liệu theo phương pháp này là việc dựa vào công dụng thực tế hoặc vai trò của vật liệu trong sản xuất kinh doanh để sắp xếp vật liệu vào các nhóm khác nhau.

- Nhóm1: Nguyên vật liệu chính: Là những loại nguyên, vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong tổng chi phí sản xuất kinh doanh. Vật liệu giữ vai trò chính trong việc tạo ra sản phẩm, dịch vụ.

- Nhóm 2: Vật liệu phụ: Là những vật liệu có tác dụng phụ trợ trong quá trình sản xuất kinh doanh, vật liệu phụ kết hợp với vật liệu chính để tăng thêm tính năng, tác dụng của sản phẩm, dịch vụ hoặc phục vụ cho người lao động, hoăc để duy trì hoạt động bình thường của phương tiện lao động.

- Nhóm 3: Nhiên liệu: Là những thứ dùng để cung cấp nhiệt năng như: xăng, dầu, than... Nhiên liệu thực chất là một loại vật liệu phụ, nhưng được tách riêng do vai trò quan trọng của nó, và để nhằm mục đích quản lý và hạch toán tốt hơn.

- Nhóm 4: Phụ tùng thay thế: Bao gồm các chi tiết, cụm chi tiết, hay các bộ phận dùng để thay thế cho TSCĐ khi cần thiết như: bánh xe, săm lốp...

- Nhóm 5: Vật liệu thiết bị xây dựng cơ bản: Bao gồm toàn bộ vật liệu, thiết bị dùng cho mục đích xây dựng cơ bản.

- Nhóm 6: Vật liệu khác: Là những loại vật liệu ngoài những thứ kể trên như: phế liệu thu hồi, vật tư đặc chủng,...

Tuy nhiên, việc phân loại vật liệu chỉ mang tính chất tương đối, các doanh nghiệp có tính chất sản xuất kinh doanh khác nhau thì việc phân loại này sẽ khác nhau. Sử dụng cách phân loại này, doanh nghiệp có thể theo dõi một cách chính xác và thuận tiện từng loại, từng thứ vật liệu, xác định được tầm quan trọng của từng loại đối với doanh nghiệp. Nó chính là cơ sở cho việc tính giá thành sản phẩm, dịch vụ và mở các tài khoản phù hợp.

3.1.2 Một số cách phân loại khác

Ngoài cách phân loại vật liệu trên, trên thực tế còn có một số cách phân loại sau:

- Phân loại theo nguồn hình thành: Sử dụng tiêu thức mua ngoài, tự sản xuất, hay nhận cấp phát, góp vốn liên doanh, viện trợ...

- Phân loại theo quyền sở hữu: Sử dụng tiêu thức tự có hay từ bên ngoài...

3.2.Tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ

Trong các xí nghiệp việc tính giá vật liệu và công cụ, dụng cụ khi nhập, xuất kho là một công việc hết sức cần thiết và quan trọng, vì nó phục vụ cho việc tính đúng, tính đủ chi phí vào giá thành sản phẩm.

Vật liệu và công cụ, dụng cụ đều giống nhau trong việc tính giá nhập kho, nó bao gồm: giá mua ghi trên hoá đơn và các chi phí khác như: chi phí thu mua, chế biến... Vật liệu và công cụ, dụng cụ cũng giống nhau trong việc tính giá xuất kho. Chính vì vậy, ta chỉ cần nghiên cứ chi tiết cho vật liệu .

Nguyên tắc cơ bản của kế toán vật liệu là hạch toán theo giá thực tế, tức là giá trị của vật liệu ghi trên sổ sách tổng hợp, trên bảng tổng kết tài sản và báo cáo kế toán khác phải theo giá thực tế.

3.2.1 Tính giá nhập kho vật liệu

- Với vật liệu mua ngoài:

Giá thực tế Giá mua Chi phí thu

vật liệu = ghi trên + mua thực tế

nhập kho hoá đơn phát sinh

Chi phí thu mua thực tế gồm: hao hụt trong định mức, chi phí vận chuyển, bốc rỡ, tiền lưu kho, lưu hàng, lưu bãi, công tác phí của việc thu mua,...

- Với vật liệu thuê ngoài gia công, chế biến:

Giá thực tế Giá thực tế Chi phí thuê Chi phí

vật liệu = vật liệu xuất + ngoài chế + liên quan

nhập kho kho chế biến biến khác

- Với vật liệu tự sản xuất:

Giá thực tế Giá thành

vật liệu = công xưởng

nhập kho thực tế

- Với vật liệu nhận góp vốn liên doanh:

Giá thực tế = giá trị vốn góp do hai bên thoả thuận

- Với vật liệu nhận viện trợ, tặng thưởng:

Giá thực tế = giá thị trường tương đương

- Phế liệu thu hồi:

Giá thực tế = giá ước tính có thể sử dụng được

3.2.2 Tính giá xuất kho vật liệu

Nguyên tắc tính giá đối với vật liệu xuất kho là: xuất theo giá thực tế và nhập giá nào thì xuất theo giá đó.

Trên thực tế, giá của vật liệu xuất kho được tính theo nhiều phương pháp khác nhau.

-Phương pháp 1: Phương pháp nhập trước, xuất trước (FIFO)

Theo phương pháp này kế toán giả định về mặt giá trị, những vật liệu nào nhập trước sẽ được xuất trước, xuất hết thứ nhập trước mới đến thứ nhập sau.

Như vậy, nếu giá cả có xu hướng tăng , thì giá trị hàng tồn kho sẽ cao, chi phí sản xuất kinh doanh sẽ giảm, dẫn đến lợi nhuận tăng. Ngược lại giá cả có xu hướng giảm, thì giá trị tồn kho sẽ có xu hướng giảm, giá trị vật liệu xuất cho sản xuất tăng, dẫn đến chi phí sản xuất kinh doanh tăng, lợi nhuận giảm.

- Phương pháp 2: Phương pháp nhập sau, xuất trước (LIFO)

Phương pháp này hoàn toàn ngược với phương pháp trên, có nghĩa là khi xuất thì tính theo giá nhập của lô hàng mới nhất.

Như vậy, giá cả có xu hướng tăng, giá trị hàng tồn giảm, gía trị hàng xuất cao, cho nên lợi nhuận trong kỳ sẽ giảm và ngược lại.

- Phương pháp 3: Phương pháp giá đơn vị bình quân:

Giá thực tế Số lượng Đơn giá

vật liệu = vật liệu * bình quân

xuất dùng xuất dùng của nó

Khi áp dụng phương pháp này người ta thường sử dụng 2 loại giá đơn vị bình quân. Đó là giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ và giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước.

Trong đó:

Đơn giá Giá trị thực tế tồn đầu tháng + Giá trị thực tế nhập trong tháng

bình quân =

cả kỳ dự trữ Số lượng tồn đầu tháng + Số lượng nhập trong tháng

Khi sử dụng giá đơn vị bình quân cả kỳ dự trữ ta chỉ biết được giá xuất vào cuối kỳ. Do vậy, khi xuất vật liệu có thể phải ghi theo một loại giá nào đó, tuỳ theo xí nghiệp lựa chọn và sẽ được điều chỉnh vào cuối kỳ.

Như vậy, khi giá cả có xu hướng tăng thì giá thực tế bình quân đơn vị sẽ nhỏ hơn giá thực tế nhập cuối kỳ và làm giá trị vật liệu tồn kho tăng lên. Ngược lại, khi giá cả giảm thì giá trị vật liệu tồn kho sẽ giảm.

Ưu điểm của phương pháp sử dụng giá đơn vị bình quân cuối kỳ trước là phản ánh kịp thời giá trị vật liệu xuất dùng, giảm nhẹ được công việc điều chỉnh, xong độ chính xác không cao.

-Phương pháp 4: Phương pháp giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập:

Việc tính giá đơn vị bình quân sau mỗi lần nhập cũng tương tự như phương pháp trên, nhưng sau mỗi lần nhập ta phải tính giá lại.

Phương pháp này có ưu điểm khi xuất ta đã biết được giá của vật liệu xuất. Do vậy, cuối kỳ sẽ bớt được khâu điều chỉnh, và giá thực tế tồn kho cuối kỳ sẽ sát với giá thực tế trên thị trường.

Khi áp dụng phương pháp này có độ chính xác cao, mất nhiều công sức. Do đó, phương pháp này chỉ nên áp dụng ở các đơn vị nhỏ và vật liệu ít biến động hoặc sử dụng kế toán máy.

-Phương pháp 5: Phương pháp giá thực tế đích danh:

Theo phương pháp này vật liệu nhập giá nào thì xuất kho theo giá đó.

Phương pháp này chỉ nên sử dụng đối với vật liệu có gía trị cao gắn với đặc điểm riêng của nó như: vàng, bạc, đá quý, lô hàng,... Sử dụng phương pháp này tốn thời gian mà lại không sát với giá thị trường.

-Phương pháp 6: Phương pháp dùng giá hạch toán:

Theo phương pháp này, vật liệu xuất trong kỳ được ghi theo giá hạch toán, cuối kỳ tiến hành điều chỉnh như sau:

Giá thực tế Giá hạch toán Hệ số giá

vật liệu = vật liệu * của

xuất dùng xuất dùng vật liệu

Trong đó:

Hệ số giá Giá thực tế vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

của =

vật liệu Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

Hệ số này thường được tính cho từng loại hoặc từng nhóm vật liệu .

Tuy có rất nhiều phương pháp vật liệu và công cụ, dụng cụ, nhưng mỗi đơn vị chỉ áp dụng một trong các phương pháp đó. Mỗi phương pháp có những ưu, nhược điểm riêng, nên việc áp dụng phương pháp nào cho phù hợp, hiệu quả nhất cho đơn vị là vấn đề cần được xem xét và lựa chọn.

II. Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ

Hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ là việc ghi chép, theo dõi cả về số lượng , giá trị, chất lượng của từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Đây là công việc có khối lượng lớn và phức tạp đối với đơn vị sản xuất.

Trên thực tế, việc hạch toán chi tiết vật liệu và công cụ, dụng cụ thường giống nhau về hình thức và phương pháp áp dụng. Vì vậy, trong mục này ta chỉ đề cập đến việc hạch toán chi tiết đối với vật liệu.

Việc các đơn vị lựa chọn phương pháp hạch toán chi tiết sao cho phù hợp với đặc điểm, yêu cầu quản lý và trình độ của thủ kho, kế toán vật liệu là cần thiết. Trên thực tế có 3 phương pháp sau:

1. Phương pháp thẻ song song

1.1 Điều kiện áp dụng

Thực chất đây là phương pháp mà kế toán vật liệu và thủ kho có cùng công việc, có cùng loại sổ. Đơn vị chỉ áp dụng phương pháp này khi:

- Có ít chủng loại vật tư luân chuyển qua kho.

- Mật độ nhập- xuất vật tư dầy đặc.

- Hệ thống kho tàng tập trung.

- Có đủ điều kiện về lao động kế toán vật tư để thực hiện.

1.2 Nội dung phương pháp

Theo phương pháp này, ở kho thủ kho phải mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lượng, còn ở phòng kế toán mở sổ hoặc thẻ kế toán chi tiết vật liệu để theo dõi cả về số lượng và gía trị.

Tại kho: Hằng ngày, thủ kho sử dụng thẻ kho để theo dõi tình hình xuất nhập vật liệu dựa vào phiếu nhập, xuất. Cuối mỗi ngày tính ra số lượng tồn kho. Thủ kho chỉ theo dõi về mặt số lượng và mở theo từng danh điểm vật tư.

Tại phòng kế toán: Kế toán vật liệu mở sổ chi tiết vật liệu cho từng danh điểm vật liệu ứng với thẻ kho của từng kho và theo dõi cả mặt số lượng, gía trị .

Hằng ngày, khi nhận được các chứng từ nhập, xuất kho vật liệu do thủ kho chuyển lên kế toán vật liệu kiểm tra ghi vào sổ hay thẻ chi tiết liên quan. Cuối tháng, kế toán cộng sổ hay thẻ chi tiết tính ra tổng số xuất- nhập-tồn sau đó đối chiếu với các thẻ kho mà thủ kho phụ trách. Căn cứ vào đó kế toán sẽ lập bảng tổng hợp nhập- xuất- tồn kho vật liệu .

2.3. Sơ đồ hạch toán

Chứng từ nhập

Sổ chi tiết Bảng tổng Sổ tổng

Thẻ kho vật tư hợp chi tiết hợp

Chứng từ xuất

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Quan hệ đối chiếu

2. Phương pháp sổ số dư

2.1.Điều kiện áp dụng:

Thường sử dụng cho những doanh nghiệp có điều kiện sau:

-Chủng loại vật tư lớn, phong phú.

-Mật độ nhập, xuất thưa thớt.

-Hệ thống kho tàng tổ chức phân tán, nghiệp vụ quản lý kho vững vàng.

-Điều kiện lao động kế toán không cho phép ghi chép thường xuyên với khối lượng công tác kế toán chi tiết lớn.

2.2. Nội dung phương pháp

-Tại kho: Công việc của thủ kho tương tự như phương pháp trên, ngoài ra cuối tháng phải ghi số lượng nguyên vật liệu tồn kho theo từng danh điểm vật liệu vào sổ số dư.

-Tại phòng kế toán: Kế toán mở sổ số dư cho từng kho và dùng cho cả năm, kế toán tính thành tiền vật liệu tồn kho sau khi thủ kho ghi song số lượng vật liệu tồn. Định kỳ kế toán phải xuống kho để hướng dẫn và kiểm tra việc ghi chép của thủ kho, thu nhận chứng từ. Sau đó tính tổng số tiền và ghi vào cột số tiền trên phiếu giao nhận chứng từ, đồng thời ghi vào cột số tiền trên bảng luỹ kế xuất -nhập-tồn vật liệu .

Cuối tháng kế toán tính ra số tiền của lượng vật liệu tồn kho theo từng nhóm và từng loại vật liệu trên bảng luỹ kế, số tồn này được đối chiếu với sổ số dư.

Phương pháp này tránh được sự trùng lắp trong ghi chép của thủ kho và kế toán. Nó tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm tra thường xuyên của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu chính xác, kịp thời, nhưng yêu cầu thủ kho phải có nghiệp vụ vững.

2.3. Sơ đồ hạch toán

Chứng từ nhập Luỹ kế nhập

Thẻ kho Sổ số dư

Chứng từ xuất Luỹ kế xuất

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày

: Ghi cuối tháng

: Quan hệ đối chiếu

3. Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển

Phương pháp này có điều kiện sử dụng như phương pháp thẻ song song. Tại thủ kho cũng có công việc giống như phương pháp thẻ song song.

Tại phòng kế toán thay sổ chi tiết vật liệu của phương pháp thẻ song song bằng sổ đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lượng và số tiền của từng danh điểm vật liệu theo từng kho. Sổ này ghi mỗi tháng một lần vào cuối tháng.

Phương pháp này chính là sự kết hợp của hai phương pháp trên, có ưu điểm là dễ làm, giảm nhẹ được công việc ghi chép của kế toán hơn so với phương pháp thẻ song song. Nhưng thay vào sổ chi tiết kế toán phải lập 2 bảng kê xuất và nhập vật liệu để ghi các chứng từ do thủ kho chuyển lên, do đó vẫn còn ghi trùng lắp.